Oryantasyon bir gün, işe alışma aylar sürer: Bauer'in dört C'si

Bir itirafla başlayayım: uzun süre işe alıştırma deyince aklıma bir gün süren oryantasyon programı geliyordu. Sabah genel müdürün açılış konuşması, öğleden önce İK sunumu, öğleden sonra iş sağlığı ve güvenliği, akşamüstü bina turu. Yeni çalışan ertesi gün masasına oturuyor ve biz işi bitmiş sayıyorduk.

Sonra Talya Bauer'in çalışmalarını okudum. Ve fark ettim ki o bir günlük program, aslında işin en küçük parçasıymış.

Oryantasyon bir gün, alışma aylar sürer

Bauer'in 2010'da SHRM Foundation için yazdığı "Onboarding New Employees: Maximizing Success" adlı uygulama rehberi işe alıştırmayı, yeni çalışanların işin hem sosyal hem de performans boyutlarına hızlı ve sorunsuz biçimde uyum sağlamasına yardım eden süreç olarak tanımlıyor. Rehberin en akılda kalan kısmı dört C çerçevesi:

• Compliance (uyum): Temel kurallar, politikalar, yasal yükümlülükler.
• Clarification (netleştirme): İşin ne olduğu ve kişiden ne beklendiği.
• Culture (kültür): Kurumun yazılı ve yazısız normları.
• Connection (bağlantı): İlişkiler ve bilgi ağları.

Bauer bu dört unsuru ne kadar kapsadığına göre kurumları üç düzeyde ele alıyor. Pasif düzeyde ağırlık uyumda; kültür ve bağlantıya pek değinilmiyor. "Yüksek potansiyel" düzeyinde uyum ve netleştirme yerinde, kültür ve bağlantı kısmen ele alınıyor. Proaktif düzeyde ise dördü de sistemli biçimde planlanıyor. Rehber, Aberdeen'in 2008 tarihli araştırmasına dayanarak kurumların yaklaşık %30'unun pasif, %50'sinin yüksek potansiyel, %20'sinin proaktif düzeyde olduğunu aktarıyor.

Kendi oryantasyon programımı bu çerçeveye koyduğumda tablo netti: uyum tamam, netleştirme yarım, kültür ve bağlantı neredeyse yok. Siz de kendi programınızı bir dakikalığına bu dört başlığa yerleştirin. Hangi kutu boş kalıyor?

Meta-analiz ne diyor?

Rehberin arkasında ciddi bir araştırma birikimi var. Bunlardan biri Bauer, Bodner, Erdogan, Truxillo ve Tucker'ın 2007'de Journal of Applied Psychology'de yayımladığı meta-analiz. Yazarlar 70 farklı yeni çalışan örneklemini bir araya getirdi ve şu modeli sınadı: kurumun sosyalleştirme taktikleri ve yeni çalışanın kendi bilgi arayışı, üç tür uyum üzerinden sonuçlara etki eder. Bu üç uyum göstergesi rol netliği, öz yeterlik ve sosyal kabul. Sonuçlar ise iş tatmini, örgütsel bağlılık, iş performansı, kalma niyeti ve işten ayrılma.

Model büyük ölçüde desteklendi. Bunu sahaya çevirince şöyle bir cümle çıkıyor: yeni çalışan işini net anlıyorsa, yapabileceğine inanıyorsa ve ekibe kabul edildiğini hissediyorsa, sonraki her şey daha kolay işliyor.

Bir ayrıntıyı atlamamak lazım: modelde yeni çalışanın kendi bilgi arayışı da var. Yani işe alıştırma yalnızca kurumun yaptığı bir şey değil. Bauer'in rehberi de bunu vurguluyor: yeni çalışan ilişki kurmalı, bilgi ve geri bildirim istemeli. Süreç iki yönlü.

Saks, Uggerslev ve Fassina'nın aynı yıl Journal of Vocational Behavior'da yayımladığı sosyalleştirme taktikleri meta-analizi de benzer bir yöne işaret ediyor. Science for Work'ün özetine göre kurumsallaşmış, yani yapılandırılmış taktikler rol belirsizliğini ve ayrılma niyetini azaltıyor; sosyal taktikler, örneğin yeni çalışanı deneyimli bir rol modeliyle eşleştirmek ve kimliğini onaylamak, uyumla en güçlü ilişkiyi gösteriyor. Aynı özete göre bu taktikler yeni mezunlarda deneyimli çalışanlara göre daha güçlü etki gösteriyor.

Bu son nokta önemli. Deneyimli bir uzmanı yeni mezunla aynı programa sokup aynı sonucu beklemek gerçekçi olmayabilir.

Peki rehberin "proaktif" düzeyi pratikte neye benziyor? Bauer'in önerileri oldukça somut: işe alıştırma için yazılı bir plan; bu planın yöneticiye, ekibe ve yeni çalışana açıkça iletilmesi; tutarlı uygulanması ve izlenmesi. Rehber yöneticileri, çalışma arkadaşlarını, İK'yı ve varsa koçları paydaş olarak sayıyor ve planlı kontrol görüşmeleri öneriyor. İlk günü özel kılmak da listede. Kulağa basit gelen bu adımların ortak noktası, işe alıştırmayı tesadüfe bırakmamak.

Rehber bir ayrıma daha dikkat çekiyor: üst düzey yöneticilerin işe alıştırma süreçleri genellikle daha gelişmişken, saatlik çalışanların süreci çoğu zaman pasif uygulamalarla sınırlı kalıyor. Sahada, depoda, mağazada çalışan arkadaşlarımızın ilk haftalarını bir düşünün.

Sınırlar ve uygulamaya dönük birkaç fikir

Bauer'in rehberi bir uygulama kılavuzu; içindeki bazı rakamlar şirket örneklerinden, bazıları konferans posterlerinden ya da beyaz kitaplardan geliyor ve rehber bunların kaynağını açıkça belirtiyor. Bu rakamları alıntılarken kaynağıyla birlikte, temkinli kullanmak gerekiyor. Meta-analizler ise daha sağlam bir zemin sunuyor, ama çoğunlukla yeni çalışanın kendi beyanına dayanan ölçümlerle çalışıyor ve sizin kurumunuzdaki özel koşulları elbette bilmiyor.

Rehberde bir bulgu var ki her seferinde beni düşündürüyor. Krauss'un 2010 tarihli bir konferans posterine dayanan bu bulguya göre saatlik çalışanlar kendilerini yaklaşık 3,5 haftada tamamen alışmış hissettiklerini söylerken, yöneticileri bu sürenin yaklaşık üç ay olduğunu düşünüyor. Tek bir çalışma, evet. Ama "bu kişi artık yerleşti" dediğimiz anın, yeni çalışanın kendi algısıyla örtüşmeyebileceğini hatırlatıyor.

Türkiye'deki bir eğitim ve İK ekibi bu hafta neler yapabilir?

Önce oryantasyon gününü ayrı, işe alıştırma sürecini ayrı adlandırın. Biri bir gün, diğeri aylar.

Bauer'in önerdiği gibi yazılı bir işe alıştırma planı hazırlayın ve 30, 60, 90 ve 120. günlerde, hatta ilk yıl boyunca planlı görüşmeler koyun. Bu görüşmelerde üç soruyu sorun: İşinden ne beklendiğini net biliyor musun? Yapabileceğini düşünüyor musun? Ekibinde kendini kabul edilmiş hissediyor musun? Bu sorular meta-analizdeki üç uyum göstergesine denk geliyor ve sonuçları önceden haber verebilir.

Her yeni çalışana bir "yol arkadaşı" atayın. Yöneticiye sormaya çekinilen soruların sorulabileceği biri. Rehber de mentor ya da koç atanmasını öneriyor, sosyal taktikler üzerine bulgular da bu yönde.

Ve kültür ile bağlantı kutularını boş bırakmayın. Uyum içeriğini e-öğrenmeye taşıyıp kazandığınız zamanı, insanları insanlarla tanıştırmaya harcayın.

O bir günlük oryantasyon programı hâlâ duruyor. Sadece artık onu bitiş çizgisi değil, başlangıç düdüğü olarak görüyorum.

Kaynaklar

1. Bauer, T. N. (2010). Onboarding new employees: Maximizing success (SHRM Foundation's Effective Practice Guidelines Series). SHRM Foundation. https://studentaffairs.uga.edu/wp-content/uploads/2021/08/Onboarding-New-Employees.pdf
2. Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92(3), 707–721. https://doi.org/10.1037/0021-9010.92.3.707
3. Saks, A. M., Uggerslev, K. L., & Fassina, N. E. (2007). Socialization tactics and newcomer adjustment: A meta-analytic review and test of a model. Journal of Vocational Behavior, 70(3), 413–446. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0001879106001205
4. Science for Work. (t.y.). How to be a "cozy" organization: Which socialization tactics to use, why and for whom. https://scienceforwork.com/blog/socialization-tactics/